Come districarsi con la nuova fatturazione elettronica

Come districarsi con la nuova fatturazione elettronica

Il 2019 è una data storica per l’economia e le aziende italiane. Da quest’anno è infatti entrato in vigore l’obbligo di emettere fattura elettronica per la maggioranza delle imprese e dei liberi professionisti italiani. Visto che districarsi tra tutti cambiamenti che questa novità comporta può essere alquanto difficile, le informazioni sulla fatturazione elettronica non sono mai abbastanza, perché c’è continuamente bisogno di aggiornarsi e ripassare procedure e regole. Quello che segue è un piccolo riassunto delle principali novità introdotte dalla fatturazione elettronica, con l’obiettivo di rendere il più semplice e indolore possibile adattarsi ai nuovi metodi di lavoro. 

Breve cronistoria della fatturazione elettronica

L’obbligo di emettere fattura elettronica è entrato in vigore dal 1° gennaio 2019 e coinvolge sia gli scambi tra privati e imprese sia quelli verso la Pubblica Amministrazione. Sono passati alcuni mesi ma in molti continuano ad avere dubbi e perplessità, oltre che il timore di incorrere in qualche sanzione. Le novità sono spesso dure da digerire, anche perché fino all’anno precedente le cose venivano gestite in maniera molto diversa in moltissime imprese, soprattutto in quelle più piccole. Nonostante queste difficoltà oggettive, occorre ricordare che la fatturazione elettronica potrebbe rappresentare un passo avanti concreto per l’economia italiana e il sistema fiscale del nostro paese. In fin dei conti, si tratta di un adeguamento su vasta scala di una modifica che era già stata introdotta nel 2014, ma che interessava soltanto la Pubblica Amministrazione, gli Enti Pubblici e società specifiche, tutte obbligate già da allora a emettere documentazione e fatture in formato elettronico.

Dopodiché, nel 2017, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione il sistema informatico che serve a trasmettere le fatture elettroniche (il “Sistema di Interscambio”) anche a imprenditori e possessori di partita IVA, che potevano quindi già iniziare a impratichirsi con la fatturazione elettronica (in via facoltativa). E con la Legge di Bilancio del 2018 e l’effettiva consacrazione nel 2019, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per ogni cessione di beni o prestazione di servizi tra possessori di partita IVA. I documenti digitali vanno emessi esclusivamente in formato XML e trasmessi dal canale autorizzato e creato appositamente dall’Agenzia delle Entrate, il succitato Sistema di Interscambio.

Cosa si intende per fatturazione elettronica

Per fatturazione elettronica si intende una sistema digitale che permette di emettere, trasmettere e archiviare fatture e documenti affini in formato digitale, così da smettere di utilizzare supporti cartacei e abbattere i molti costi annessi (stampa, spedizione, conservazione). Anche se a livello puramente teorico il modo di fare fatture rimane lo stesso, all’atto pratico è cambiato completamente il modo di creare, compilare, inviare, ricevere e archiviare questi documenti.

In precedenza ogni azienda o libero professionista sceglieva in che modo compilare una fattura: con carta e penna, a macchina, a computer e così via. E anche il metodo di spedizione era a discrezione del mittente, che poteva scegliere la posta tradizionale, le e-mail o il fax. Dato che era anche obbligatorio conservare questo tipo di documentazione per almeno 10 anni, ognuno doveva provvedere a stampare e conservare in raccoglitori appositi tutte le carte.

A partire da quest’anno, invece, tutte queste procedure vengono uniformate e rese uguali per tutti, semplificando di molto emissione, ricezione e conservazione dei documenti fiscali. Basta munirsi di un supporto hardware (computer, tablet, smartphone) e di un software apposito per la fatturazione elettronica. L’Agenzia delle Entrate ne fornisce uno gratuito, ma si possono anche acquistare software creati ad hoc per ogni singolo possessore di partita IVA. Quando si deve compilare una fattura si utilizza questo software, che permette anche di apporre una firma digitale sul documento in modo da garantire l’autenticità del documento. Per inviare la fattura al destinatario si dovrà utilizzare il Sistema di Interscambio. Questo passaggio è obbligatorio e tassativo se si vuole che il documento sia considerato valido ai fini fiscali e legali.

Questo Sistema permette di controllare il contenuto dei documenti (per verificarne la completezza e l’idoneità) e in seguito di smistare le fatture verso i corretti destinatari. Per identificare mittente e destinatario, ad ogni impresa e libero professionista viene assegnato un codice univoco di identificazione, essenziale per poter operare a livello digitale. Quindi una delle prima cose da fare per adeguarsi alla fatturazione elettronica è richiedere all’Agenzia delle Entrate il proprio codice e poi comunicarlo a tutti i propri clienti e fornitori per permettere loro di aggiornare le anagrafiche e un passaggio senza intoppi alla fatturazione elettronica.

Una volta controllata e inviata una fattura, il Sistema di Interscambio notifica la trasmissione sia al mittente che al destinatario. Si può dire che il Sistema di Interscambio sia una sorta di corriere, o di postino, che si assicura che le nostre fatture siano adeguatamente compilate, valide e che poi le trasmette al corretto destinatario. 

Conservazione e vantaggi

Ovviamente è possibile scaricare il documento e salvarlo nel proprio software, oppure avvalersi dello spazio dedicato messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Grazie alla cosiddetta conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche si può dare a un documento elettronico la stessa validità di uno cartaceo, che quindi andrà obbligatoriamente conservato per 10 anni. I vantaggi di questo metodo di archiviazione sono davvero tantissimi e ripagano ampiamente molti dei “disagi” correlati all’adeguamento alla fatturazione elettronica. Per esempio, non si può più rischiare di rovinare o perdere un documento, che per di più verrà sempre e comunque recapitato. Si abbassano notevolmente anche i costi legati all’utilizzo di carta, toner e stampanti, e non servirà più fisicamente creare dello spazio per un archivio documentale.

Ma i vantaggi non si fermano qui: grazie alla fatturazione elettronica si può prevedere un significativo taglio dei costi amministrativi e contabili di un’azienda, e una diminuzione sensibile dell’evasione fiscale.